Schritt für Schrittzur prüfbaren Abrechnung.

Eine vollständige Abrechnung beginnt vor der Rechnung.

Legen Sie Zeitraum, Mietverhältnisse und vereinbarte Kostenarten fest. Danach werden Originalbelege, Verbrauchswerte und Nutzungszeiten zugeordnet. Prüfen Sie Verteilung, anzurechnende Akontozahlungen und Einzelbeträge. Vor der Ausgabe werden Empfänger und Dokumentversion kontrolliert. Eine feste Bearbeitungsdauer oder garantierte Fehlerfreiheit wird nicht zugesagt.

1. Vereinbarung und Abrechnungsperiode prüfen.

Welche Nebenkosten wurden besonders vereinbart, welche Räume und Zeiträume sind betroffen? Halten Sie den Vertrag und die gültigen Grundlagen am Objekt bereit. Bei Mieterwechseln werden Ein- und Auszug sowie relevante Ablesungen zugeordnet.

2. Belege vollständig erfassen.

Lieferant, Leistung, Betrag, Zeitraum und Liegenschaft werden am Original verglichen. Doppelte, fehlende oder periodenfremde Belege erhalten einen Prüfschritt. Unterhalt und Reparaturen werden nicht allein aufgrund einer automatischen Dokumenterkennung in eine Nebenkostenposition übernommen.

3. Kosten sachgerecht verteilen.

Vertragliche Grundlagen, Nutzungszeiten und Messwerte bestimmen die Prüfung des Schlüssels. Bei Heiz- und Warmwasserkosten werden die anwendbaren Gebäude- und Kantonsvorgaben einbezogen. Verbrauchswerte und Flächen werden mit ihrer Herkunft dokumentiert.

4. Akonto und Ergebnis abgleichen.

Vergleichen Sie die angesetzten Akontozahlungen mit dem Mietkonto für denselben Zeitraum. Das Ergebnis muss bis zu den Einzelpositionen und Belegen nachvollziehbar sein. Ein Entwurf bleibt offen, solange eine wesentliche Grundlage fehlt.

5. Ausgabe und Rückfragen vorbereiten.

Vor der Freigabe kontrolliert das Team Mietpartei, Einheit, Zeitraum und Dokumentversion. Rückfragen erhalten den Bezug zur konkreten Position. Die Möglichkeit zur Belegeinsicht bleibt Teil des fachlichen Ablaufs; ein PDF allein ersetzt diese Grundlage nicht.

Die fachliche Prüfung bleibt im Ablauf.

1. Vertragliche Umlage und Abrechnungszeitraum festlegen.
2. Belege und passende Verteilerschlüssel prüfen.
3. Ergebnis, Frist und Empfängerdaten kontrollieren.

Fragen aus der Praxis.

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